Muszę spytać szefa….

Muszę spytać szefa….

Jedną z metod manipulacji w negocjacjach są tzw. „ograniczone kompetencje”. Technika ta stosowana jest zarówno w negocjacjach mniejszych umów, ale też w przypadku pracy z bardzo dużymi umowami. 

W największym skrócie polega ona na tym, iż jedna z negocjujących stron, najczęściej w końcowej fazie procesu negocjacji, informuje nas, że musi uzyskać akceptację ustalonych warunków przez swojego zwierzchnika lub inną osobę (ewentualnie dział) w firmie. 

Na pewno każdy, kto w swoim zawodowym życiu odbywał spotkania handlowe lub negocjacje spotkał się z taką sytuacją. Na pozór wygląda ona bardzo realnie. Naturalną jest przecież sytuacja, swoistego rodzaju, relewantności stron spotkania (chociażby w zakresie kompetencji, czy stanowiska). Jeżeli więc nie jesteśmy prezesem naszej firmy, nie będzie z nami spotykał się prezes, tylko ktoś o w miarę podobnych kompetencjach i poziomie decyzyjnym. Jednocześnie nie można wykluczyć, że procedura wewnętrzna u Klienta, wymaga uzyskania akceptacji warunków umowy przez zwierzchnika osoby z którą negocjujemy. 

Problem tkwi jednak w tym, że taka sytuacja rodzi jednak olbrzymie ryzyko nadużyć… i, niestety, w rzeczywistości, jest często wykorzystywana. Wyobraźmy sobie sytuację: ustalamy warunki, proces przebiegał ciężko, wykorzystaliśmy wszystkie nasze możliwości upustów, rabatów i innych ustępstw. Obydwie strony zgadzają się na zawarcie umowy. Po przybyciu do firmy, z radością informujemy, że udało nam się wynegocjować kontrakt. Wpisujemy go naszego pipeline (plan/raport sprzedaży). Wyobraziliśmy na co wydamy prowizję…

Ta umowa spowodowała, że udało nam się wykonać plan w 100%!…. i nagle dzwoni kontrahent informując nas, że jego szef się nie zgodził i musimy jeszcze zejść z ceny…

Presja jaką mamy, jest w tym momencie dużo wyższa, niż ta którą mieliśmy podczas negocjacji właściwych. Oczywiście zawsze możemy powiedzieć NIE. W takim przypadku, włączają się jednak często demony w postaci EGO drugiej strony i nie dochodzi do zawarcia kontraktu. 

Jak się bronić? 

Sposobów jest kilka: 

1. Pierwszy, ograniczający ryzyko takich zachowań z drugiej strony, jest zapytanie na wstępie negocjacji o kompetencje do podejmowania decyzji (osobiście dla uzyskania równowagi, często sam zaczynam od przedstawienia moich kompetencji, a w konsekwencji pytam się o to samo drugiej strony). To pytanie jest ważne z dwóch powodów – jeżeli druga strona odpowie, że to Ona podejmuje decyzje, trudniej jej będzie wykorzystać tę technikę manipulacyjną, a jeżeli odpowie, że nie ma kompetencji ustawi to nas w odpowiedniej pozycji negocjacyjnej).
2. Drugi sposób (w szczególności, kiedy wydarzy się sytuacja opisana powyżej, czyli negocjator/ka siedząca pod drugiej stronie stołu, powie nam, że będzie musiała uzyskać jeszcze zgodę przełożonego), to antycypowanie takiej sytuacji i zostawienie sobie bufora. W takim przypadku, po prostu załóżmy, że to jeszcze nie jest koniec negocjacji, ze wszelkimi konsekwencjami takiego stanu rzeczy. 
3. Trzeci sposób, najbardziej konfrontacyjny, to zastosowanie tej techniki w tzw. „lustrzanym odbiciu”, czyli jak Oni zastosują tę technikę (szef się nie zgodził!), to my zachowujemy się identycznie (nasza odpowiedź: OK, to ja pójdę spytać się mojego szefa- a po „dwóch dniach” wracamy z odpowiedzią: bardzo mi przykro, ale mój szef nie zaakceptował kolejnego ustępstwa). Oczywiście takie zachowanie musi być dokładnie przemyślane. Po pierwsze druga strona musi mieć ograniczoną możliwość sięgnięcia po produkt/usługę naszej konkurencji, po drugie mamy przekalkulowane ryzyko utraty tego kontraktu (najlepiej omówione z naszym przełożonym). 

Podsumowując: przystępując do negocjacji, w szczególności udzielając jakichkolwiek ustępstw, musimy mieć pewność co do kompetencji drugiej strony. Jeżeli bowiem, nasz kontrahent „wystawił” do negocjacji osobę która takowych nie posiada, tylko po to aby poznać nasze limity, a później w ramach techniki „Szef się nie zgodził” będą próbowali jeszcze coś urwać jest to negocjacyjny błąd. Musimy przewidzieć taką sytuację i odpowiednio się do niej przygotować.